A burocracia documental é um dos maiores medos de quem está comprando ou vendendo um imóvel. Um documento errado, desatualizado ou faltante pode atrasar o fechamento por semanas — ou, em casos mais graves, revelar problemas que inviabilizam a negociação.
Neste guia você vai encontrar a lista completa de documentos necessários para ambos os lados da transação em 2026, com explicações sobre o que cada documento verifica e como obtê-lo.
Por Que a Documentação É Tão Importante
A compra e venda de imóvel envolve valores altos e riscos reais. Sem a devida verificação documental, você pode:
- Comprar um imóvel com dívidas atreladas (IPTU atrasado, condomínio em débito, hipoteca)
- Adquirir um bem que está em inventário ou disputado na Justiça
- Fechar negócio com alguém que não é o proprietário legítimo
- Descobrir depois que o imóvel tem irregularidades construtivas que impedem financiamento
A documentação não é burocracia pelo burocracia — é a proteção do comprador e do vendedor.
Documentos do Imóvel (Obrigatórios para Qualquer Transação)
Matrícula Atualizada do Imóvel
A matrícula é o "RG" do imóvel. Registrada no Cartório de Registro de Imóveis (CRI), ela contém toda a história do bem: quem são os proprietários, se há hipoteca, penhora, usufruto ou qualquer outra restrição.
Onde obter: Cartório de Registro de Imóveis da comarca onde o imóvel está localizado (presencialmente ou online em muitos estados)
Validade: A matrícula deve ser emitida há no máximo 30 dias
Custo: R$ 30 a R$ 80, dependendo do estado
Se a matrícula mostrar que o imóvel tem ônus — hipoteca, penhora, alienação fiduciária — o vendedor precisa quitá-los antes da transferência ou o comprador precisa estar ciente e aceitar assumir a situação.
Certidão Negativa de Débitos do Imóvel (IPTU)
Emitida pela Prefeitura, confirma que não há IPTU atrasado vinculado ao imóvel. Dívidas de IPTU seguem o imóvel — se o vendedor deve anos de imposto, o comprador pode ser cobrado.
Onde obter: Portal da Prefeitura do município ou presencialmente
Custo: Gratuita na maioria dos municípios
Certidão de Ônus Reais
Detalha se há penhoras, hipotecas ou outros gravames sobre o imóvel. Complementa a matrícula com informações mais recentes.
Onde obter: Cartório de Registro de Imóveis
Custo: R$ 20 a R$ 60
Certidão de Inteiro Teor (para imóveis em condomínio)
Para apartamentos e imóveis em condomínio, verifique se há débitos de taxa condominial. Assim como o IPTU, as dívidas de condomínio acompanham o imóvel.
Onde obter: Administradora do condomínio (carta assinada pelo síndico ou administradora)
Habite-se
Para imóveis novos ou reformados, o Habite-se é o documento emitido pela Prefeitura que atesta que a construção foi executada dentro das normas aprovadas e está apta para habitação. Imóveis sem Habite-se têm restrições para financiamento bancário.
Documentos do Vendedor (Pessoa Física)
| Documento | Finalidade | Onde Obter |
|---|---|---|
| RG e CPF | Identificação | Qualquer |
| Comprovante de residência | Endereço atual | Conta de serviço público |
| Certidão de estado civil | Confirmar se há cônjuge com direito ao imóvel | Cartório de registro civil |
| Certidão de casamento (se casado) | Regime de bens que afeta a venda | Cartório |
| Certidão negativa de ações cíveis | Verificar se há processos contra o vendedor | Tribunal de Justiça estadual |
| Certidão negativa de protestos | Verificar se há títulos protestados | Cartório de Protestos |
| Certidão negativa da Receita Federal | Verificar situação perante o fisco | Site da Receita Federal |
| Certidão negativa trabalhista | Para autônomos e empresários | TRT da região |
Por que certidões negativas do vendedor? Se o vendedor tiver processos ou dívidas contra ele, os credores podem pedir a anulação da venda em juízo (especialmente se ficar provado que houve fraude à execução). Comprar de alguém com passivo judicial relevante é arriscado.
Documentos do Comprador
Se você está comprando com recursos próprios (sem financiamento), os documentos são mais simples:
- RG e CPF
- Comprovante de residência
- Certidão de estado civil
Se o imóvel for comprado em conjunto com cônjuge, o cônjuge também assina a escritura e precisa apresentar a mesma documentação.
Se for financiamento bancário, o banco pedirá adicionalmente:
- Holerites dos últimos 3 meses (ou declaração de IR para autônomos)
- Extrato bancário dos últimos 3 meses
- Declaração de IR completa do último exercício
- Certidão de débitos trabalhistas (para autônomos/empresários)
Para entender melhor como funcionam as taxas de juros nos financiamentos em 2026, veja nosso guia sobre taxa de juros no financiamento imobiliário.
Documentos para Vendedor Pessoa Jurídica (Empresa)
Quando o vendedor é uma empresa, a lista de documentos é maior:
- Contrato social e todas as alterações registradas
- CNPJ e certidão da Junta Comercial
- Atas de reunião autorizando a venda (para S/A ou LTDA com múltiplos sócios)
- Certidões negativas de tributos federais, estaduais e municipais
- Procuração com poderes específicos para venda (se o representante não for sócio-administrador)
Empresas em recuperação judicial ou falência têm restrições para vender imóveis — verifique a situação no JUCESP ou equivalente estadual.
O Passo a Passo da Documentação até a Escritura
1. Assinatura do Contrato de Promessa de Compra e Venda
Antes da escritura, as partes normalmente assinam um contrato particular de promessa de compra e venda. Nesse momento:
- Define-se o preço e a forma de pagamento
- O comprador entrega o sinal (normalmente 10% a 30% do valor)
- Estabelece-se prazo para a escritura
Recomenda-se registrar esse contrato em cartório para dar publicidade ao negócio.
2. Coleta e Análise da Documentação
Com o contrato assinado, ambas as partes coletam os documentos listados acima. Um advogado imobiliário ou o próprio corretor analisa as certidões e identifica possíveis impedimentos.
3. Pagamento do ITBI
O Imposto de Transmissão de Bens Imóveis (ITBI) é cobrado pelo município sobre toda transação imobiliária. A alíquota varia de 2% a 4% do valor de venda (em São Paulo é 3%). O ITBI é pago pelo comprador antes da escritura.
Saiba como calcular e pagar o ITBI corretamente para não ter surpresas na reta final da negociação.
4. Lavratura da Escritura no Cartório de Notas
Com toda a documentação aprovada e o ITBI pago, as partes comparecem ao Cartório de Notas para assinar a escritura pública. O custo da escritura varia de acordo com o valor do imóvel e o estado (em média, 1% a 2% do valor do bem).
5. Registro da Escritura no Cartório de Registro de Imóveis
A escritura só transfere a propriedade de fato após ser registrada na matrícula do imóvel no CRI. Sem o registro, a compra não tem validade perante terceiros. O custo do registro varia, mas gira em torno de 0,5% a 1% do valor do imóvel.
Perguntas Frequentes
O comprador pode exigir todas essas certidões antes de assinar o contrato?
Sim, e é recomendado. O comprador tem o direito de pedir qualquer documento para diligência antes de se comprometer com o negócio. Um vendedor sério não tem problema em fornecer a documentação.
Posso fazer escritura sem certidões negativas do vendedor?
Tecnicamente, o cartório não é obrigado a exigir todas as certidões para lavrar a escritura. Mas o comprador que assina sem essas verificações assume o risco de uma ação de anulação futura caso o vendedor tivesse dívidas ou processos que justificassem fraude à execução.
O que é fraude à execução e como me proteger?
Fraude à execução ocorre quando o vendedor aliena um bem sabendo que tem dívidas em processo judicial que poderiam levá-lo à insolvência. Para se proteger, obtenha certidões negativas atualizadas e considere contratar um advogado para análise jurídica da transação.
Quanto tempo leva para juntar toda a documentação?
Com organização, o vendedor consegue reunir os documentos em 5 a 10 dias úteis. A maior demora costuma ser a matrícula atualizada do CRI (1 a 3 dias) e as certidões dos tribunais (imediato a 5 dias, dependendo do estado).
Preciso de advogado para comprar ou vender um imóvel?
Não é obrigatório por lei, mas é altamente recomendado para transações acima de R$ 500.000 ou quando houver qualquer irregularidade identificada. O custo do advogado (normalmente 0,5% a 1% do valor do imóvel) é muito menor que o custo de um processo judicial futuro.
